Wpis: Co ma się zmienić po wyjeździe incentive? Jak precyzyjnie określić jego cel biznesowy.

Wyjazd incentive może być nagrodą za wyniki, elementem programu motywacyjnego albo sposobem na podziękowanie najważniejszym klientom. Może jednak dać firmie jeszcze coś: stworzyć okazję do rozmów, na które w codziennym środowisku biznesowym zwyczajnie brakuje czasu i przestrzeni.

Z pracownikami rozmawiamy przede wszystkim o zadaniach, wynikach i terminach. Z zespołem sprzedaży – o targetach, produktach i klientach. Z kontrahentami – o zamówieniach, cenach i warunkach współpracy.

Wiele relacji biznesowych funkcjonuje więc dobrze, ale pozostaje mocno osadzonych w formalnych rolach.

Z naszego doświadczenia wynika, że kilka wspólnie spędzonych dni potrafi tę dynamikę zmienić. Nie dlatego, że atrakcyjny kierunek, dobry hotel czy wspólna kolacja automatycznie budują zaufanie. Wyjazd daje więcej czasu, wspólne doświadczenia i mniej formalny kontekst, w którym rozmowa może pójść w zupełnie inną stronę.

Myśląc o wyjeździe incentive, warto zapytać nie tylko: „Dokąd chcemy pojechać?”, ale przede wszystkim: „Co chcielibyśmy, żeby po tym wyjeździe było między uczestnikami trochę inne niż dzisiaj?”

„Chcemy się lepiej poznać” to dobry początek

Tylko co właściwie ma z tego wyniknąć?

Być może pracownicy dwóch działów mają później łatwiej podnieść telefon i wspólnie rozwiązać problem, zamiast wymieniać serię maili i angażować kolejnych przełożonych. Może firma chciałaby częściej słyszeć od handlowców, co naprawdę mówią klienci, czego zaczynają szukać i gdzie pojawia się nowa konkurencja.

A może zależy jej na tym, żeby kluczowi kontrahenci rozmawiali z nią nie tylko o aktualnych zamówieniach, ale także o planach, wyzwaniach i zmianach w swoim biznesie.

W każdym z tych przypadków możemy mówić o budowaniu relacji. Za każdym razem chodzi jednak o trochę inny efekt.

I właśnie tutaj przydaje się rozmowa z doświadczonym organizatorem wyjazdów incentive. Klient zna swój biznes, swoją grupę i sytuację, w której się znajduje. My możemy podpowiedzieć, jak przełożyć tę wiedzę na format wyjazdu, jego rytm, sposób organizacji grupy i konkretne elementy programu.

Organizujemy wyjazdy firmowe od 1991 roku i mieliśmy okazję pracować z bardzo różnymi grupami – od kameralnych podróży dla najważniejszych klientów po wydarzenia dla kilkuset uczestników. To nauczyło nas przede wszystkim jednego: nie istnieje jeden „dobry program incentive”. Dobry jest ten, który pasuje do konkretnej grupy i tego, co organizator chce dzięki wyjazdowi osiągnąć.

Więcej o elementach, które warto brać pod uwagę podczas tworzenia programu, piszemy także w artykule o 6 kluczowych elementach incentive travel.

Jakich rozmów dziś brakuje?

To pytanie często mówi o celu biznesowym wyjazdu więcej niż samo „chcemy poprawić relacje”.

• Jeżeli dwa działy kontaktują się ze sobą głównie wtedy, kiedy pojawia się problem, być może potrzebują lepiej poznać osoby znajdujące się po drugiej stronie procesu.
• Jeżeli firma regularnie przekazuje zespołowi sprzedażowemu kolejne informacje, ale niewiele wiedzy wraca od osób, które każdego dnia rozmawiają z klientami, warto stworzyć okazję do bardziej swobodnej wymiany w obu kierunkach.
• Jeżeli relacja z ważnym kontrahentem od lat obraca się przede wszystkim wokół ofert, zamówień i bieżącej współpracy, kilka dni spędzonych razem może otworzyć zupełnie inne tematy.

Nie oznacza to, że wyjazd trzeba zamieniać w warsztat komunikacyjny. Czasami rozwiązanie jest znacznie prostsze: odpowiednio połączyć uczestników, wybrać aktywność dającą okazję do kontaktu albo po prostu nie przeładować programu.

Program powinien pasować do konkretnej grupy

Inna grupa, inny poziom intensywności

Dla 20-osobowej grupy fanów off-roadu, gór i mocnych emocji zaplanowaliśmy w indyjskim Ladakhu wyprawę w formule VIP Adventure, łączącą jazdę samochodami terenowymi i motocyklami po Leh–Manali Highway.

Dla innej grupy dokładnie taki program byłby kompletnie nietrafiony.

Czasami znacznie lepszą odpowiedzią będzie spokojniejszy rejs albo program łączący aktywność z czasem na odpoczynek i rozmowę. Na Reunion możemy na przykład dopasować długość trekkingu do możliwości grupy, a rejs katamaranem potraktować jako spokojniejszy moment na zdjęcia, rozmowy i oglądanie wyspy z oceanu.

Doradztwo nie zawsze oznacza znalezienie bardziej spektakularnej atrakcji. Czasami chodzi o właściwy poziom intensywności, tempo dnia albo proporcję pomiędzy aktywnością a odpoczynkiem.

Ta sama destynacja, różne możliwości

Dobrym przykładem jest Chorwacja. Jeżeli grupa potrzebuje części biznesowej, możemy zaplanować konferencję na statku płynącym wzdłuż Adriatyku. Jeśli zależy nam na aktywności wymagającej wspólnego działania, w Dubrowniku można wykorzystać filmowe lokalizacje „Gry o tron” do gry miejskiej, podczas której uczestnicy pracują w zespołach i rozwiązują zadania.

To pokazuje, dlaczego nie zaczynamy myślenia o wyjeździe od pytania: „jaka jest najlepsza atrakcja w tym miejscu?”. Lepsze pytanie brzmi: „Która z możliwości tego miejsca najlepiej odpowiada potrzebom naszej grupy?”

Czasami również część biznesową można włączyć w charakter całej podróży. W Laponii zorganizowaliśmy dla jednego z klientów prezentację nowego produktu w igloo.

Nie oznacza to oczywiście, że każde spotkanie firmowe trzeba przenosić w nietypowe miejsce. Pokazuje natomiast, że forma prezentacji, spotkania czy konferencji również może być częścią doświadczenia wyjazdu, zamiast funkcjonować obok niego.

Spektakularne nie zawsze znaczy najlepsze

Nie każda efektowna atrakcja będzie dobrym narzędziem do budowania relacji biznesowych.

Jeżeli przez większość czasu uczestnicy siedzą osobno, słuchają przewodnika albo przemieszczają się od jednego punktu do drugiego, okazji do rzeczywistego kontaktu może być niewiele. Czasami prostsza aktywność realizowana w małych grupach da pod tym względem więcej.

Podobnie jest z liczbą atrakcji. Śniadanie, wyjazd, zwiedzanie, lunch, kolejna atrakcja, transfer, następny punkt, kolacja, wydarzenie wieczorne. Na papierze program wygląda imponująco. Tyle że uczestnicy prawie nie mieli kiedy ze sobą spokojnie porozmawiać.

Dlatego podczas pracy nad programem patrzymy także na jego rytm. Czasem warto coś dodać, czasem zmienić, a czasem właśnie z czegoś zrezygnować. Jeżeli ważnym celem są relacje, dłuższy lunch, rejs czy spokojniejszy wieczór mogą mieć większą wartość niż kolejny punkt programu.

Więcej atrakcji nie zawsze oznacza lepszy wyjazd.

Czasami znaczenie mają bardzo małe decyzje

Przy celu relacyjnym nie zawsze najważniejsze są wielkie atrakcje. Znaczenie może mieć to, kto siedzi z kim przy stole, jak podzielimy uczestników pomiędzy samochody, łodzie czy zespoły podczas gry miejskiej oraz czy osoby z różnych działów rzeczywiście spędzą ze sobą czas.

Warto także pomyśleć, czy przedstawiciel zarządu będzie miał okazję spokojnie porozmawiać z osobami z zespołu sprzedażowego, z którymi na co dzień praktycznie się nie spotyka, oraz czy po całym dniu zostanie moment, podczas którego nie trzeba już nigdzie biec.

To drobiazgi w skali całej organizacji wyjazdu, ale właśnie w takich miejscach doświadczenie z różnymi typami grup bardzo się przydaje.

Co powinno się zmienić po powrocie?

„Chcemy się lepiej poznać” jest dobrym punktem wyjścia. Warto jednak spróbować dokończyć zdanie:

„Po tym wyjeździe chcielibyśmy częściej widzieć sytuacje, w których…”

• pracownik bezpośrednio kontaktuje się z osobą z innego działu i razem rozwiązują problem;
• handlowiec przekazuje firmie ciekawy sygnał od klienta, mimo że nikt nie poprosił go o raport;
• ważny klient opowiada o planowanym projekcie, zanim powstanie formalne zapytanie ofertowe;
• ktoś z zespołu zadaje osobie zarządzającej pytanie, którego prawdopodobnie nie zadałby podczas dużej oficjalnej prezentacji;
• osoby, które wcześniej znały głównie swoje stanowiska i zakresy odpowiedzialności, zaczynają znać również siebie.

Tak postawiony cel pomaga również nam. Pozwala zaproponować program, który będzie nie tylko atrakcyjny, ale przede wszystkim dopasowany do konkretnej grupy.

Za hasłem „budowanie relacji” mogą kryć się różne potrzeby

Relacje z kluczowymi klientami

Więcej o tym, jak rozwijać relacje z kluczowymi klientami B2B, piszemy w osobnym artykule.

Wyjazd może stworzyć okazję do przejścia od rozmów o bieżących transakcjach do rozmów o planach, potrzebach i przyszłości biznesu. Szerzej o samym znaczeniu relacji w sprzedaży B2B piszemy również w artykule „Kim jest lojalny klient w B2B?”.

Komunikacja z siecią sprzedaży

Więcej o tym, jak poprawić komunikację z siecią sprzedaży, piszemy w osobnym artykule.

Wyjazd może pomóc spotkać w jednym miejscu dwie perspektywy: osób podejmujących decyzje dotyczące strategii oraz tych, którzy każdego dnia słuchają klientów i obserwują rynek z bliska. Temat pracy z zespołem sprzedażowym rozwijamy również w artykule „Jak zbudować silny zespół sprzedażowy?”.

Współpraca pomiędzy działami

Wyjazd może sprawić, że „marketing”, „sprzedaż” czy „operacje” przestaną być abstrakcyjnymi nazwami działów. Zaczynają oznaczać konkretne osoby, które znamy i do których łatwiej zwrócić się bezpośrednio. Więcej o samych relacjach w zespole znajdziesz w artykule o budowaniu relacji w miejscu pracy.

Najważniejszej rozmowy nie wpiszemy do agendy

Nie jesteśmy w stanie zaplanować, że podczas drugiej kolacji klient opowie handlowcowi o projekcie, który rozważa na kolejny rok.

Możemy jednak zaplanować wyjazd tak, żeby obaj mieli okazję spokojnie usiąść razem i nie musieli po czterdziestu minutach biec do autokaru.

Możemy połączyć uczestników podczas wspólnej aktywności, zabrać grupę na rejs, znaleźć nietypową formę dla ważnej prezentacji albo zaproponować przygodę, która stanie się wspólnym tematem jeszcze długo po powrocie.

Co chcemy dać tej konkretnej grupie okazję zrobić razem, czego na co dzień nie ma szansy zrobić?