6 wyzwań incentive travel - Haxel Events & Incentive
logo loader
top banner banner

Portfolio

6 wyzwań incentive travel

O czym działy marketingu i sprzedaży powinny pamiętać wykorzystując to narzędzie w konkursach nagrodowych

 

8 — 11 minut

 

Na sukces wyjazdu nagrodowego lub motywacyjnego wpływa wiele czynników. Od wyboru czasu i miejsca, przez zaplanowanie budżetu względem celu biznesowego, po odpowiednią komunikację. Taki wyjazd jest jak żywy organizm – wiele czynników zmienia się w trakcie planowania, a nawet samej realizacji. Największą sztuką jest mieć je wszystkie pod kontrolą tak, aby ostateczny efekt przerósł oczekiwania uczestników.
 

TERMIN WYJAZDU

 
Konkursy sprzedażowe dla handlowców, jak i kampanie promocyjne i lojalnościowe dla Klientów, mają określony cykl. Zazwyczaj większość z nich ma swój finał wraz z końcem roku w grudniu. Z punktu widzenia zarówno odbiorcy nagrody, jak i firmy, która ją „sponsoruje”, korzystnie jest dostarczyć nagrodę w postaci wyjazdu jak najszybciej, tj. w ciągu 1-2 miesięcy do zakończenia konkursu. Dlaczego? Radość związana z wygraną szybko mija, a razem z nią mnóstwo pozytywnych emocji związanych z marką sponsora. Celem wyjazdu jest ich spotęgowanie i przełożenie na trwałą relację biznesową.
Większość polskich firm decyduje się na zorganizowanie wyjazdu incentive w ciepłe miejsce – plaża, morze i mnóstwo słońca. I tu pojawiają się pierwsze znaki zapytania, ponieważ na początku roku trudno jest znaleźć miejsce w zasięgu 5 godzin lotu z Warszawy, gdzie jest wystarczająco ciepło. Pozostają nam Wyspy Kanaryjskie, Madera i Egipt… to właściwie tyle. Optymalny termin dla większości kierunków to dopiero marzec-kwiecień, natomiast dla krajów Basenu Morza Śródziemnego to maj-czerwiec lub wrzesień-październik. Jest poza sezonem, ale wciąż ciepło i pięknie. Co wtedy? Zwykle doradzamy naszym Klientom przesunięcie wyjazdu, ale uzupełniając lukę czasową np. komunikacją zapowiadającą wyjazd, odsłaniając program krok po kroku i budując pozytywne napięcie.
 

KIERUNEK

 
Wybór kierunku wyjazdu warto skonsultować z doświadczoną agencją. Dlaczego? Choćby z prozaicznego powodu – znajomości warunków pogodowych. Wiele razy ustrzegliśmy Klientów przed wyjazdem np. na Dominikanę w sezonie huraganów, czy na Malediwy, gdy jest tam pochmurno. Podczas podróży pogoda ma być naszym sprzymierzeńcem.
Zanim zdecydujemy się na konkretny kierunek, warto wiedzieć, jakie nagrody proponuje bezpośrednia konkurencja sponsora wyjazdu. Często wyjazd jest wartością dodaną do zakupu, szczególnie dla dużych klientów. Jeżeli Wasza bezpośrednia konkurencja również organizuje incentive travel – oferta wyjazdu na wyższym poziomie lub do atrakcyjniejszego miejsca może wpłynąć na wyniki sprzedaży.
Kluczowa przy wyborze kierunku jest także znajomość grupy docelowej. Jeżeli osoby, które chcemy zmotywować propozycją wyjazdu, zwyczajnie nie będą nim zainteresowane, cały konkurs sprzedażowy nie przyniesie zamierzonych efektów. Warto zbadać, co interesuje te osoby oraz jakie mają doświadczenia podróżnicze, a zwłaszcza te związane z incentive travel. Wówczas można zaprojektować program szyty na miarę, który będzie spełnieniem ich marzeń. Często zdarza się, że z pozoru „oklepany” kierunek, np. USA czy Afryka Południowa, przygotowany w przemyślany sposób, robi na uczestnikach ogromne wrażenie.
 

BUDŻET

 
W incentive travel panuje zasada: każdy kolejny wyjazd musi być lepszy od poprzedniego. Nie ma gorszej sytuacji, niż gdy uczestnicy po wyjeździe stwierdzają, że „kiedyś było lepiej”. Czy to oznacza, że z każdym rokiem budżet musi być coraz większy? Oczywiście, że nie. Optymalizacja kosztów, chcąc nie chcąc, jest powszechnym procesem w firmach. Dział zakupów chce wydać jak najmniej, a dział sprzedaży przychylić nieba Klientowi.
Co w przypadku, gdy budżet w kolejnym roku jest np. o połowę mniejszy? To duże wyzwanie szczególnie, gdy Klienci przyzwyczajeni są do wysokich standardów i egzotycznych kierunków. W takich przypadkach wybieramy bliższe kierunki, gdzie transport i logistyka są tańsze. Kładziemy za to duży nacisk na przygotowanie atrakcyjnego programu i wyjątkowych atrakcji. To właśnie część eventową i tą zbudowaną na emocjach ludzie lepiej zapamiętują.
Planując budżet musimy także wziąć pod uwagę wahania kursów walutowych. Z uwagi na to, że podróż planujemy zwykle z dużym wyprzedzeniem, mogą być one całkiem spore. Warto mieć wtedy przygotowany plan B, zakładający mniejsze wydatki, np. na hotel. Ja rekomenduję również dobrze przemyślaną politykę różnic kursowych, popartą odpowiednimi narzędziami dostępnymi w bankach. Pamiętajmy, że incentive travel jest bezpiecznym narzędziem – budżet na wyjazd zostaje wydany jedynie, gdy określony cel sprzedażowy zostanie zrealizowany.
 

KOMUNIKACJA

 
Przedstawienie oferty wyjazdu nagrodowego to zarówno wyzwanie, jak i ogrom możliwości. Jak już wspominałem, komunikacja przedwyjazdowa daje nam pretekst, żeby cyklicznie komunikować się z Klientami, np. odkrywając po kolei poszczególne elementy programu. Niektóre firmy decydują się nawet na to, aby kierunek wyjazdu ujawnić na samym końcu! Propozycja incentive travel musi być bardzo atrakcyjna, ale także zgodna z prawdą. Wyjazd powinien przerosnąć oczekiwania uczestników, wywoływać efekt „wow” na każdym kroku. Po realizacji natomiast mamy możliwość dzielenia wspólnych wspomnień i historii, wysłania zdjęć czy video, nawiązania do wspólnej podróży. Źle poprowadzona komunikacja może uniemożliwić realizację celu biznesowego związanego z wyjazdem, natomiast brak tej komunikacji to zmarnowana szansa na zwiększenie efektywności incentive.
 

GRUPA DOCELOWA

 
Często trudno jest opisać jedną grupę docelową wyjazdu incentive travel. Zdarza się, że planujemy wyjazd zarówno dla osób w przedziale wiekowym 30-70, samotnych i w parach, mających bardzo różne style podróżowania. Warto pamiętać, że nie jesteśmy w stanie zadowolić wszystkich na raz, a uniwersalny program na nikim nie zrobi dobrego wrażenia. W przypadkach bardzo różnorodnych grup proponujemy zorganizowanie np. dwóch osobnych wyjazdów lub 3-4-dniowego pobytu w luksusowym hotelu z atrakcjami do wyboru np. za pomocą specjalnie przygotowanej aplikacji.
Doświadczeni organizatorzy często mają już wypracowaną kulturę wyjazdów incentive – uczestnicy doskonale wiedzą, czego się mogą spodziewać. Kluczowe jest, aby zaplanować program tak, żeby każdy wyniósł z niego unikatowe doświadczenia i pozytywne wspomnienia. Aby tak było, konieczny jest jasno zakomunikowany program. Jeżeli planujemy intensywne zwiedzanie – nie mówmy o wypoczynku, a jeżeli będzie to wyjazd przygodowy – nie przedstawiajmy go jako luksusowej podróży.
 

BEZPIECZEŃSTWO

 
Podstawą każdego wyjazdu jest zapewnienie uczestnikom bezpiecznej podróży. Trzymamy się podstawowych zasad, takich jak zapewnienie kamizelek ratunkowych na łodziach czy lokalnych przewodników i strażników z bronią podczas wyprawy po sawannie. Nie zabieramy również Klientów w miejsca, gdzie trwa wojna lub istnieje duże zagrożenie katastrofą naturalną (wybuch wulkanu czy powódź). Każdy element wyjazdu musi być w pełni kontrolowany – tylko wtedy jesteśmy w stanie dostarczyć jakość, za którą idzie realizacja celów biznesowych.
Przed taką trudną decyzją dotyczącą bezpieczeństwa stanęliśmy ostatnio, gdy na Sri Lance i Malediwach doszło do ataków terrorystycznych. Musieliśmy wspólnie z Klientem podjąć decyzję, czy mimo tego tragicznego wydarzenia zaplanowany wyjazd się odbędzie. MSZ nie wydało jednoznacznej informacji na ten temat. Ostatecznie zagrożenie kolejnymi atakami w tym miejscu nie jest dziś większe niż np. w Indonezji czy Paryżu, dlatego wspólnie z zarządem naszego Klienta podjęliśmy decyzję o kontynuowaniu przygotowań do wyjazdu.
Mimo wielu wyzwań, gra jest warta świeczki. Incentive travel to narzędzie motywowania i nagradzania, które w niestandardowy sposób pozwala podnosić sprzedaż i budować lojalność Klientów. Dobrze zorganizowany wyjazd to często kamień milowy w budowaniu relacji z kluczowymi partnerami biznesowymi. Owocuje wspomnieniami i znajomościami, które procentują przez wiele lat.
 
Autor

Krzysztof Pobożniak, prezes Haxel






Zobacz również

Wyjazd nagrodowy jako motywator dla zespołu sprzedaży

Rywalizacja na jasnych i uczciwych zasadach