Zagraniczny wyjazd z pewnością będzie dla teamu sprzedażowego ogromną zachętą do uczestnictwa w konkursie, jednak jego sukces jest uzależniony od wielu istotnych czynników. Aby ostateczny efekt przerósł oczekiwania nagrodzonych, kwestie takie jak wybór miejsca i czasu wyjazdu, zaplanowanie budżetu czy odpowiednią komunikację warto mieć pod stałą kontrolą. Część z nich może bowiem ulegać dynamicznym zmianom, zarówno na początkowych etapach jak i w trakcie realizacji. .
Zarówno konkursy sprzedażowe dla handlowców, jak i kampanie promocyjne oraz lojalnościowe dla Klientów, mają określony cykl. Większość z nich ma swój finał w grudniu, wraz z zakończeniem roku. Z punktu widzenia zarówno odbiorcy nagrody, jak i firmy, która ją „sponsoruje”, korzystniej jest zorganizować wyjazd jak najszybciej, tj. w ciągu 1-2 miesięcy do zakończenia konkursu. Dlaczego? Radość związana z wygraną szybko mija, a razem z nią mnóstwo pozytywnych emocji związanych z marką sponsora. Celem wyjazdu jest ich spotęgowanie i przełożenie na trwałą relację biznesową.
Większość polskich firm decyduje się na zorganizowanie wyjazdu motywacyjnego w ciepłe miejsce – plaża, morze i mnóstwo słońca. I tu pojawiają się pierwsze znaki zapytania, ponieważ na początku roku trudno jest znaleźć lokalizację, w której byłoby wystarczająco ciepło i która znajdowałaby się w odległości 5 godzin lotu od Warszawy. Pozostają nam Wyspy Kanaryjskie, Madera i Egipt… to właściwie tyle.
Co najlepiej zrobić w tej sytuacji? Zwykle doradzamy naszym klientom przesunięcie wyjazdu. Optymalny termin dla większości kierunków przypada dopiero na marzec-kwiecień, natomiast dla krajów Basenu Morza Śródziemnego – maj-czerwiec lub wrzesień-październik. Jest poza sezonem, ale wciąż jest ciepło i pięknie, a co najważniejsze do dyspozycji mamy o wiele większą liczbę opcji. Jak poradzić sobie zatem z luką czasową? Skutecznym sposobem może być odpowiednia komunikacja zapowiadającą wyjazd, która odsłaniając program wyjazdu motywacyjnego krok po kroku będzie budować pozytywne napięcie.
Wybór kierunku wyjazdu warto skonsultować z doświadczoną agencją. Dlaczego? Choćby z prozaicznego powodu – znajomości warunków klimatycznych. Podczas podróży pogoda ma być naszym sprzymierzeńcem. Wiele razy ustrzegliśmy Klientów przed wyjazdem np. na Dominikanę w sezonie huraganów, czy na Malediwy, gdy jest tam pochmurno.
Zanim zdecydujemy się na konkretny kierunek, warto wiedzieć, jakie nagrody proponuje bezpośrednia konkurencja sponsora wyjazdu. Często taka podróż jest wartością dodaną do zakupu, szczególnie dla dużych klientów. Jeżeli Wasza bezpośrednia konkurencja również organizuje incentive travel – oferta na wyższym poziomie lub do atrakcyjniejszego miejsca może wpłynąć na wyniki sprzedaży.
Kluczowa przy wyborze kierunku jest także znajomość grupy docelowej. Jeżeli osoby, które chcemy zmotywować propozycją wyjazdu, zwyczajnie nie będą nim zainteresowane, cały konkurs sprzedażowy nie przyniesie zamierzonych efektów. Warto zbadać, co interesuje naszych nagrodzonych oraz jakie mają oni doświadczenia podróżnicze, zwłaszcza te związane z incentive travel. Wówczas można zaprojektować program szyty na miarę, który będzie spełnieniem ich marzeń. Często zdarza się, że z pozoru „oklepany” kierunek, np. USA czy Afryka Południowa, przygotowany w przemyślany sposób, robi na uczestnikach ogromne wrażenie.
W incentive travel panuje zasada: każdy kolejny wyjazd musi być lepszy od poprzedniego. Nie ma gorszej sytuacji, niż gdy uczestnicy po wyjeździe stwierdzają: „ostatnio było lepiej”. Czy to oznacza, że z każdym rokiem budżet musi być coraz większy? Oczywiście, że nie. Optymalizacja kosztów, chcąc nie chcąc, jest powszechnym procesem w firmach. Dział zakupów chce wydać jak najmniej, a dział sprzedaży przychylić nieba Klientowi.
Co zrobić w przypadku, gdy budżet w kolejnym roku jest np. o połowę mniejszy? To duże wyzwanie, szczególnie, gdy Klienci przyzwyczajeni są do wysokich standardów i egzotycznych kierunków. W takich przypadkach wybieramy bliższe kierunki, gdzie transport i logistyka są tańsze. Kładziemy za to duży nacisk na przygotowanie atrakcyjnego programu i wyjątkowych atrakcji. To właśnie część eventową i tą zbudowaną na emocjach ludzie lepiej zapamiętują.
Planując budżet, musimy także wziąć pod uwagę wahania kursów walutowych. Z uwagi na to, że podróż planujemy zwykle z dużym wyprzedzeniem, mogą być one całkiem spore. Warto mieć wtedy przygotowany plan B, zakładający mniejsze wydatki, np. na hotel. Rekomendujemy również dobrze przemyślaną politykę różnic kursowych, popartą odpowiednimi narzędziami dostępnymi w bankach. Pamiętajmy, że incentive travel jest bezpiecznym narzędziem – budżet na wyjazd motywacyjny zostaje wydany jedynie, gdy określony cel sprzedażowy zostanie zrealizowany.
Przedstawienie oferty wyjazdu nagrodowego otwiera wiele możliwości, jednak stanowić będzie również ogromne wyzwanie. Jak zostało wspomniane wcześniej, komunikacja przedwyjazdowa daje nam pretekst, żeby cyklicznie komunikować się z Klientami, np. odkrywając po kolei poszczególne elementy programu. Niektóre firmy decydują się nawet na to, aby kierunek wyjazdu ujawnić na samym końcu! Propozycja incentive travel musi być bardzo atrakcyjna, ale także zgodna z prawdą. Wyjazd powinien przerosnąć oczekiwania uczestników, wywoływać efekt „wow” na każdym kroku.
Komunikacja wcale nie musi zakończyć się w momencie realizacji wyjazdu. Po powrocie wciąż mamy możliwość dzielenia wspólnych wspomnień i historii, wysyłania zdjęć lub filmów oraz nawiązania do wspólnej podróży. Warto pamiętać, że źle poprowadzona komunikacja może uniemożliwić realizację celu biznesowego związanego z wyjazdem, natomiast jej brak to zmarnowana szansa na zwiększenie efektywności incentive.
W wielu przypadkach trudno jest jednoznacznie scharakteryzować uczestników wyjazdu incentive travel. Zdarza się, że planujemy wyjazd zarówno dla osób w przedziale wiekowym 30-70, samotnych i w parach, mających bardzo różne style podróżowania. Warto pamiętać, że nie jesteśmy w stanie zadowolić wszystkich na raz, a uniwersalny program na nikim nie zrobi dobrego wrażenia. W przypadkach bardzo różnorodnych grup proponujemy zorganizowanie np. dwóch osobnych wyjazdów lub 3-4-dniowego pobytu w luksusowym hotelu z atrakcjami do wyboru np. za pomocą specjalnie przygotowanej aplikacji.
Doświadczeni organizatorzy często mają już wypracowaną kulturę wyjazdów incentive – uczestnicy doskonale wiedzą, czego się mogą spodziewać. Kluczowe jest, aby zaplanować program tak, żeby każdy wyniósł z niego unikatowe doświadczenia i pozytywne wspomnienia. Aby tak było, konieczny jest jasno zakomunikowany harmonogram. Jeżeli planujemy intensywne zwiedzanie – nie mówmy o wypoczynku, a jeżeli będzie to wyjazd przygodowy – nie przedstawiajmy go jako luksusowej podróży.
Podstawą każdego wyjazdu incentive travel jest zagwarantowanie uczestnikom bezpiecznej podróży. Trzymamy się podstawowych zasad, takich jak zapewnienie kamizelek ratunkowych na łodziach czy lokalnych przewodników i strażników z bronią podczas wyprawy po sawannie. Nie zabieramy również Klientów w miejsca, gdzie trwa wojna lub istnieje duże zagrożenie katastrofą naturalną (wybuch wulkanu czy powódź). Każdy element wyjazdu musi być w pełni kontrolowany – tylko wtedy jesteśmy w stanie dostarczyć jakość, za którą idzie realizacja celów biznesowych.
Przed taką trudną decyzją dotyczącą bezpieczeństwa stanęliśmy niedawno, gdy na Sri Lance i Malediwach doszło do ataków terrorystycznych. MSZ nie wydało jednoznacznej informacji na ten temat i sytuacja wymagała, aby wspólnie z Klientem podjąć decyzję, czy mimo tego tragicznego wydarzenia zaplanowany wyjazd się odbędzie. Ostatecznie zagrożenie kolejnymi atakami w tym miejscu nie jest dziś większe niż np. w Indonezji czy Paryżu, dlatego wspólnie z zarządem naszego Klienta podjęliśmy decyzję o kontynuowaniu przygotowań do wyjazdu.
Mimo wielu wyzwań, przed jakimi staja organizatorzy podróży motywacyjnych, gra jest warta świeczki. Incentive travel to narzędzie motywowania i nagradzania, które w niestandardowy sposób pozwala podnosić sprzedaż i budować lojalność Klientów. Dobrze zorganizowany wyjazd to często kamień milowy w budowaniu relacji z kluczowymi partnerami biznesowymi, który owocuje wspomnieniami i znajomościami procentującymi przez wiele lat.
Autor
Krzysztof Pobożniak, prezes Haxel
